بایگانی الکترونیک مدارک حسابداری

بایگانی الکترونیک مدارک حسابداری

بایگانی الکترونیکی مدارک حسابداری حسابدار اپ

همیشه شرکت های حسابداری و مشتریان با موانعی نظیر عدم وجود فضایی جهت ذخیره سازی و اشتراک گذاری مدارک و مستندات بین خود و مشتریان روبرو بوده اند که چاره ای هم بابت رفع این موانع وجود نداشته است؛ در برخی موارد دیده شده موسسات حسابداری اطلاعات مشتریان را بدلیل خراب شدن سیستم  و یا عدم بک آپ گیری و ... از دست داده اند و در نتیجه در زمان ممیزی و حسابرسی با توجه به عدم دسترسی به اطلاعات، جرایم سنگین و علی الراسی برای مشتریان به ارمغان آورده اند که این موضوع باعث برهم خوردن همکاری و حتی شکایت کشی بین موسسات حسابداری و مشتریان گردیده است.

از این رو این مسئله ما را به فکر واداشت که سامانه ای جهت انتقال مدارک و مستندات بین موسسات حسابداری و مشتریان خود ایجاد نماییم؛ سامانه ای که در سه نسخه وب، اندروید وios  با کاربری بسیار آسان طراحی گردیده با حجم بالا در اختیار مشتریان برون سپاری خدمات حسابدرای قرار گرفته می شود و مشریان با حذف فرایند قدیمی کاغذ بازی، مستندات خود را برای شرکت حسابدرای ارسال می نمایند و شرکتهای حسابداری نیز به راحتی در مستند سازی در ضمایم اسناد حسابداری استفاد می نمایند با ما همراه باشید تا جزئیات پر کاربرد خدمات بایگانی الکترونیک را خدمتتان تشریح دهیم.

تفکیک مدارک و مستندات حسابدار اپ

بایگانی الکترونیک به بخش های مختلف تفکیک گردیده است تا مدارک و مستندات مربوط به  مالیات، بیمه، اسناد حسابداری و ...  در قسمت های مختلف که دقیقا مانند یک ققسه بایگانی زونکن ها می باشد قرار گیرد. که در پایین هر قسمت توضیحات لازم برای کاربران قابل مشاهده می باشد.

طبقه بندی مدارک و مستندات حسابدار اپ

جدا از تفکیک دقیق مستندات، طبقه بندی بندی اطلاعات نیز در این بایگانی ها بطور دقیق صورت پذیرفته است.

بطور مثال بایگانی بخش مالیات از ریز عملکرد، ارزش افزوده، تکیلیفی و ... تشکیل گردیده است که دقیقا مدارک مربوطه در قسمت خود بایگانی گردد.

اطلاع رسانی سریع و دقیق حسابدار اپ

در حسابدار اپ زمان مهلت هریک از رویداد های مالی از جمله مهلت ارسال اظهانامه ها، لیست های تسلیم بیمه، معاملات فصلی و ابلاغ بخشنامه جدید و اخبار مهم ...  از طریق پیامک و نوتیفیکیشن به کلیه کاربران اطلاع رسانی میگردد.

همچنین در بایگانی الکترونیک ثبت هرگونه توضیحات، سوال و هرگونه بارگذاری مدارک از جمله اظهارنامه، قبوض پرداخت و ... از طریق پیامک و نوتیفیکیشن اطلاع رسانی می گردد.

بارگذاری مدارک مالیاتی و بیمه حسابدار اپ

بارگذاری مدارک مالیاتی و بیمه ای پس از انجام تکالیف قانونی (ارسال اظهارنامه عملکرد، ارزش افزوده، معاملات فصلی، لیست بیمه حقوق ، لیست مالیات حقوق و ...)  توسط شرکت حسابداری بارگزاری می گردد و از طریق پیامک و نوتیفیکشن به مدیران شرکتها اطلاع رسانی می گردد. همچنین قبوض پرداختی تکالیف مذکور به همراه شناسه قبض و پرداخت وارد سیستم می شود و کاربر پس ورود به سیستم با مشاهده مدارک با یک کلیک وارد درگاه پرداخت می شوند و قبض بارگذاری شده را پرداخت می نماید و مدارک آنرا در قسمت تعبیه شده در کنار آن ارسال می نماید.

همچنین نکته قابل توجه در این بخش قابلیت پرسش و پاسخ و یادداشت گذاری بابت تک تک نوار ابزار های (مدارک) ایجاد می باشد که شرکت حسابداری و مشتری براحتی میتوانند باهم ارتباط داشته باشند.

بارگذاری مستندات حسابدار اپ

در این بخش کاربران، سال مروبوطه را انتخاب می نمایند

و همینطور که در تصویر پایین مشاهده می نمایید با استفاده از گزینه افزودن مستندات مدارک خود را برای شرکت حسابداری ارسال مینمایند. نکته حایز اهمیت مشخص نمودن سرفصل، سال مالی، فصل و ماه مستند ارسال شده می باشد که دست شرکت حسابداری در طبقه بندی مدارک باز می دارد که در نتیجه عملیات حسابداری تسهیل پیدا می کند.

پس از ارسال مدارک توسط مشتری وضعیت مدارک درحالت "ارسال شده" قرار میگیرد و پس از بررسی تیم حسابداری وضعیت مدارک به درحالت " درحال بررسی کارشناس" تغییر می یابد که پس از بررسی کارشناس در صورت عدم مشکل مستندات به کارتابل کارشناس ارشد ارسال می گردد و در صورت وجود ایراد،  وضعیت مستندات به حالت "رد شده" یا "ابهام" تغییر می یابد که در صورت رفع مشکل این فرایند تا کارتابل مدیریت ادامه پیدا میکند و تا به  وضعیت "تایید  نهایی" برسد.

شایان بذکر است تغییر فرایند در هر قسمت به طور خودکار به کاربر اطلاع رسانی می گردد تا مشتریان در جریان عملیات مالی خود قرار بگیرند و همچنین در صورت بروز سوال و ابهام برای تک تک مدارک بارگذاری شده بطور خودکار صفحه گفتگو ایجاد میگردد که براحتی تیم شرکت حسابداری و مشتری میتوانند با هم تعامل داشته باشند.

لازم بذکر است بخشهایی دیگر مانند بایگانی بک آپ سیستم حسابداری، گزارشات مالی و ... در این سیستم طراحی گردید که ویدیو آموزش آن در قسمت حسابدار TV  قابل مشاهده می باشد.

 بایگانی اطلاعات شخصی در حسابدار اپ

یکی از مشکلاتی که خیلی برای مشتریان موسسات حسابداری بوجود می آید عدم امنیت محافظت از اطلاعات نام کاربری و پسورد در سایتهایی همچون tax.gov  ، evat  و یا samt.tamin  و ... می باشد که بعضا باعث ایجاد برخی سوء استفاده ها شده است، سوء استفاده هایی که بدلیل یاداشت رمز و پسورد مشتری ها در کاغذ داخل زونکن و یا ذخیره در یک فایل اکسل شیر شده و ... می باشد، اما حسابدار اپ با ایجاد پرتکل امن ssl رمز و پسورد مشتریان در پنل ذخیره مینماید و پرسنل شرکت حسابداری بدون مشاهده پسورد و با زدن یک کلیک بدون آنکه بدانند رمز سایت چیست وارد سایتهای بیمه و مالیات مشتریان میگردند که این امر درصد امکان سوء استفاده را به صفر رسانده است.

به هیچ عنوان مدرکی در حسابدار اپ  گم نمی شود

خیلی دیده شده اسناد در بایگانی فیزیکی مفقود گردد که در بایگانی الکترونیک حسابدار اپ به هیچ عوان چنین چیزی رخ نمی دهد.

از بین رفتن مدارک کاغذی

برگه به دلیل جنس کاغذی، عمر محدودی دارد و به مرور زمان از بین می رود.

دسترسی به اطلاعات در هر زمان و مکان

با حسابدار اپ در هر زمان و مکان با کامپیوتر از طریق وب و با گوشی  از طریق اپلیکیشن (android و ios) به اطلاعات دسترسی دارید.

فضای نامحدود برای مشتریان حسابدار اپ

در حسابدار اپ نگرانی پر شدن حافظه رو نخواهید داشت، و با حاظه ی بالایی که در اختیار دارید براحتی انبوهی از تصاویر مدارک و متسندات را می توانید ذخیره نمایید.

جستجوی پیشرفته در حسابدار اپ

 پیدا کردن یک مدارک در بین زونکن ها همیشه  حسابدار ها و مدیران  آزرده نموده است اما حسابدار اپ با دارا بودن  جستجوی قوی که منطبق با پیشرفته ترین متدها سئو، مثال "پیدا کردن سوزن در انبار کاه را " به واقعیت تبدیل نموده است که کاربران  با استفاده از گزینه ها و فیلد های فیلتر و سرت موجود در سایت و اپلیکیشن براحتی هر فایلی را در کوتاه ترین زمان ممکن می توانند پیدا نمایند.

هدف ما

اکثر شرکت ها و استارت آپ ها  به دلیل هزینه پایین و بصرفه و قدرت بالا در حل مسائل مالیاتی موسسات حسابداری تمایل به همکاری با آنها را دارند  ولی بدلیل مشکلات ذکر شده که باعث کاهش  کیفیت خدمات حسابداری میگردید شرکتها را از این تصمیم منصرف میگرداند که این موضوع تیم ما را بعنوان اولین و تنها مجموعه فعال این زمینه در ایران را واداشت با ساخت وب سایت و اپلیکیشن  حسابدار اپ خلع فضای اشتراک گذاری بین شرکتهای حسابداری و مشتریان  را برای همیشه از بین ببرد.

جهت استفاده از خدمات حسابدار اپ باید در سایت ثبت نام نمایید.